Buchführung digital

Bisher wurden die Buchhaltungsunterlagen in einem sogenannten Pendelordner seitens des Mandanten dem Steuerberater zur Verfügung gestellt. Die Nachteile dieses Verfahrens liegen klar auf der Hand:

  1. Die Unterlagen müssen monatlich entweder auf dem Postweg oder durch persönliche Übergabe zur Verfügung gestellt werden.
  2. Solange sich der Pendelordner in der Steuerkanzlei befindet stehen die Unterlagen den Mandanten nur eingeschränkt zur Verfügung.
  3. Durch die Erstellung des Pendelordners müssen diverse Belege kopiert werden.
  4. Die Unterlagen müssen zunächst dem Pendelordner beigefügt und nach Rückgabe in das in der Firma bestehende System einsortiert werden.

Wie sieht die Lösung für die Zukunft aus? 

Kundenrechnungen werden entweder per Datentransfer direkt aus Ihrem Fakturierungsprogramm an die Steuerkanzlei übermittelt oder die Kundenrechnungen werden eingescannt und über eine gesicherte Datenleitung unter Zuhilfenahme des DATEV Rechenzentrums an den Steuerberater weitergeleitet. Dieser erhält die Daten dann in einem Format, das direkt in das Buchhaltungsprogramm eingespielt werden kann oder aber per Bild auf dem Monitor, um sie hier entsprechend buchen zu können.

Die eingehenden Lieferantenrechnungen werden, sofern sie in Papierform bei Ihnen eingehen, ebenfalls gescannt und mittels gesicherter Datenleitung unter Zuhilfenahme des DATEV Rechenzentrums direkt an die Kanzlei übermittelt. Lieferantenrechnungen, die Sie in elektronischer Form erhalten, können Sie ebenfalls mittels eines kleinen Hilfsprogrammes direkt an die Kanzlei weiterleiten. 

Ihre Bankdaten werden von dem Rechenzentrum Ihrer Bank an das DATEV Rechenzentrum übermittelt, sodass Ihr Steuerberater direkt auf Ihre Bankdaten zugreifen kann. Auch Ihre Kassendaten werden in einem elektronischen Kassenbuch erfasst und ebenfalls über die Datenleitung und das DATEV Rechenzentrum an die Kanzlei übersandt. 

Selbstverständlich können auch alle anderen für die Steuerkanzlei notwendigen Unterlagen auf diesem Weg übermittelt werden. 

Wo liegen die Vorteile? 

  1. Sie müssen Ihr Belegmaterial für die Steuerkanzlei nicht mehr außer Haus geben.
  2. Die in Ihrem Unternehmen eingehenden Belege können direkt in das bei Ihrer Firma bestehende Ablagesystem einsortiert werden bzw. gemäß dem in der Firma vorhandenen Workflow weiterbearbeitet werden.
  3. Da alle von Ihnen eingescannte Belege und übermittelten Belege im DATEV Rechenzentrum im Programm Unternehmen online gespeichert werden, haben Sie jederzeit Zugriff auf diese Belege und können das Ablagesystem individuell nutzen. So ist es zum Beispiel möglich, Lieferantenrechnungen nach Namen, Beträgen, Datum usw. zu suchen, um sich diese dann im Programm Unternehmen online sofort anzeigen zu lassen. Das erleichtert Ihnen die Suche nach Lieferantenbelegen selbst nach Jahren.

Eingescannte Lieferantenrechnungen können unter Zuhilfenahme des Programms Zahlungsverkehr der DATEV in diesem Programm gezahlt werden. Dabei erkennt das Programm im Idealfall den Lieferanten, die entsprechenden Bankdaten, das Rechnungsdatum und den Rechnungsbetrag, sodass ein Zahlungsbeleg automatisch erstellt wird.

Die Buchhaltung, betriebswirtschaftliche Auswertung, Offene Postenliste, Summen- und Saldenliste usw. werden Ihnen in Zukunft nicht mehr in Papierform, sondern online bereitgestellt. Unter Zuhilfenahme Ihrer Login Daten und Ihrer Smartcard können Sie diese von überall abrufen. Auch eine Bereitstellung auf Ihrem Smartphone ist möglich.

Dies sind nur einige der durch die Online-Buchführung bzw. digitale Buchführung entstehenden Vorteile. Gerne informieren wir Sie hier über die vollumfänglichen Nutzungsmöglichkeiten. 

 

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