Die Kasse - wichtige Vorschriften für die Kassenführung

Die Kasse - wichtige Vorschriften für die Kassenführung

Besondere steuerliche Vorschriften für Registrierkassen Bei Unternehmen, deren Einnahmen i.d.R. aus Bargeld bestehen, erfordert der Alltag eine

In den letzten Jahren machten wir die Erfahrung, dass immer häufiger bei Prüfungen seitens des Finanzamtes umfangreichere Unterlagen zu Kasse und Bargeschäften angefordert werden. Dies wird sich ab 01.01.2018 durch die Kassennachschau noch verstärken (siehe auch Kassennachschau). Ist ein Unternehmer nicht in der Lage, die nachfolgenden Kassenbestimmungen einzuhalten, drohen Hinzuschätzungen nach dem Ermessen des Prüfers! Das führt i.d.R. zu mitunter unverhältnismäßig hohen Nachzahlungen und teuren Diskussionen.

Hinweise zur allgemeinen Kassenführung:

Kassenbewegungen müssen täglich aufgezeichnet werden. Eine rückwirkende Erfassung, z. B. für eine ganze Woche, führt bereits zu formellen Mängeln in der Kassenführung.

Jeder Kassenbewegung muss ein Beleg zugrunde liegen. Haben Sie ausnahmsweise keinen, hilft ein Eigenbeleg. Nummerierung: Die Belege sind jährlich beginnend mit "1" durchgängig zu nummerieren. Im Kassenbuch muss jeweils die gleiche Ziffer stehen, d. h. auf dem ersten Beleg steht eine eingekreiste „ 1", die gleiche „ 1" steht im Kassenbuch in der Spalte „Beleg - Nr." usw. Geldtransfer: Wenn Geld aus der Kasse entnommen und zur Bank gebracht wird, muss dies auch in der Kasse als Auszahlung eingetragen werden. Gleiches gilt umgekehrt, wenn Geld von der Bank abgehoben und in die Kasse eingelegt wird. Der Sollbestand nach dem Kassenbuch muss jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse übereinstimmen (sogenannte Kassensturzfähigkeit). Der Bestand laut Kassenbuch ist durch tägliches Nachzählen zu prüfen! Eventuelle Differenzen müssen ausgewiesen werden. Kassendifferenzen sind-normal. Es gibt keine Kasse, in der es nicht mal zu kleineren Abweichungen kommt. Stimmt Ihre Kasse immer, „stimmt'' etwas nicht mit Ihrer Kassenführung und der Betriebsprüfer wird misstrauisch werden. Negative Kasse? Der tatsächliche Kassenbestand kann niemals negativ sein. Kassenfehlbeträge entstehen, wenn mehr Ausgaben als Kassenanfangsbestand zuzüglich Kasseneinnahmen aufgezeichnet werden. Da eine Geschäftskasse keinen Minus-Bestand haben kann wird mit der Aufdeckung von Kassenfehlbeträgen nachgewiesen, dass betriebliche Geldbewegungen unrichtig aufgezeichnet worden sind.

Privateinlagen und Privatentnahmen sind täglich aufzuzeichnen. Wenn Geld aus der Betriebskasse für private Einkäufe genommen wird, muss dies als Privatentnahme am gleichen Tag eingetragen werden. Häufig wird das in der Eile aufgeschoben und dann vergessen. Beim Nachtragen entstehen dann Fehler. Sie tun sich einen Gefallen, wenn Sie hier diszipliniert sind. Bei privater Vorverauslagung und Erstattung aus der Kasse ist die Erstattung zum tatsächlichen Zeitpunkt als Ausgabe zu erfassen. Datum der „Ausgabe" und damit der Eintragung in der Kasse ist immer das Datum der Auszahlung aus der Kasse, nicht das Belegdatum. Sofern Vorgänge des Geldverkehrs nicht sofort in das Kassenbuch eingetragen werden, sondern zunächst in unreinen Aufzeichnungen festgehalten werden, gilt auch hier der Grundsatz, dass die Vorgänge täglich in einer richtigen Reihenfolge aufgezeichnet werden müssen. Die unreinen Aufzeichnungen (Kladde, Schmierbuch usw.) müssen aufbewahrt werden, da sie als Unterlagen für Eintragungen im Kassenbuch dienen.

Überschreibungen, Zwischenräume oder nachträgliche Änderungen der Tageseinnahmen im Kassenbuch rechtfertigen im Allgemeinen die Verwerfung der Kassenführung. Grundsätzlich ist die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes, also jeder Betriebseinnahme und Betriebsausgabe erforderlich.

Ausnahme: Einzelhändler, die im Allgemeinen Waren von geringem Wert an ihnen der Person nach nicht bekannte Kunden über den Ladentisch verkaufen, brauchen die Kasseneinnahmen nicht einzeln Diese weitreichende Ausnahmeregelung ist nicht anzuwenden für Bareinnahmen z.B. im Hotel- und Beherbergungsgewerbe, in Autoreparaturwerkstätten, Restaurants und Gaststätten in Bezug auf Rechnungen über Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen, Seminarveranstaltungen und Tagungen. In den vorstehenden Fällen sind die Kunden in der Regel namentlich bekannt, so dass Einzelaufzeichnungen zumutbar sind. Bei der Verwendung von Registrierkassen werden in der Regel die Tageseinnahmen laut

Tagesendsummenbons (sogenannte Z-Bons) in einer Summe in den Kassenbericht übernommen.

Wichtig: Diese Tagesendsummenbons sind vollständig aufzuheben. Dies gilt auch für Fehlbons. Die Bons sind laufend durchnummeriert und es dürfen keine Bons fehlen. Die Zwischensummen- oder XBons können die Z-Bons nicht ersetzen, da sie nicht durchnummeriert sind. Bitte beachten sie bei den Z-Bons die Höhe der Stornobuchungen. Eventuell sollten diese täglich auf dem Kassenzettel erläutert werden. Im Übrigen sollte die Uhrzeit des Z-Bons mit dem tatsächlichen Kassenschluss übereinstimmen.

Achtung: Ebenso vollständig aufzubewahren sind Programmier- bzw.

Bedienungsanleitungen oder auch die Protokolle für Kassenumprogrammierungen (z. B. Verkäuferspeicher, Trainingsspeicher, Zurücksetzen des „Grand Total ").

Bei mehreren Filialen bzw. Betriebsstätten muss eine Kontrolle für jedes Geschäft möglich sein. Die Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können nur dann täglich in einer Summe in einem Kassenbuch festgehalten werden, wenn das Zustandekommen dieser Summen durch Aufbewahrung aller angefallenen Ursprungsbelege nachgewiesen wird.

Typische Fehler bei der Kassenführung:

Die Aufzeichnungen sind nicht vollständig und wahrheitsgemäß, das heißt, es erfolgt keine

lückenlose Erfassung der Belege. Jeder Buchung hat ein Beleg zugrunde zu liegen. Dies gilt sogar für Privateinlagen bzw. Privatentnahmen.  Werden Barbelege erst im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses über ein Privatkonto nachgebuchtist die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß. Der Abgleich zwischen Kassensoll- und Kassenistbestand muss täglich gesichert sein (Kassensturzfähigkeit)Andernfalls liegt ein schwerer Mangel vor.  Vielfache Überschreibungennachträgliche Änderungenerhebliche Rechenfehler und Streichungen im Kassenbuch rechtfertigen die Verwerfung der Kassen-Führung. Die Verwendung von unrichtigen Tageskassenberichten führt zur Verwerfung. Tageseinnahmen werden bei so genannten Schubladenkassen oft nur gerundet notiert. Damit die Ordnungsmäßigkeit gesichert ist, müssen allerdings alle Beträge Cent genau dokumentiert und eingetragen sein. Der Kassenbestand darf niemals negativ sein. Diese Fehlbeträge zeigen, dass die Erfassung unrichtig erfolgt und keine täglichen Kassenstürze durchgeführt werden. In der Regel wird sodann die Kassenaufzeichnung verworfen. Die Einnahmen und Ausgaben werden nicht in der richtigen Reihenfolge des Datums erfasst. Aus dem Erscheinungsbild der Kassenberichte oder auch aus anderen Umständen kann sich ergeben, dass keine zeitnahe Eintragung erfolgt ist. In Restaurants und Gaststätten werden teilweise weder die Außer-Haus-Umsätze getrennt aufgezeichnet noch bei Familienfeiern und Betriebsveranstaltungen Einzelaufzeichnungen Sofern Diebstahl und Unterschlagung beim Kassensturz festgestellt werden, ist dies zu dokumentieren. Wichtiges Indiz für die Glaubwürdigkeit der Behauptung sind die nachweisbaren Konsequenzen bzw. trafanzeigen gegen Unbekannt oder Abmahnung gegenüber dem verantwortlichen Personal. Bei Geldtransit zwischen Bank und Kasse ist auf das richtige Datum zu achten. So ist der Zugang in der Kasse an dem Tag zu erfassen, an dem das Geld abgehoben wurde, auch wenn die Wertstellung seitens der Bank erst später erfolgt. Zudem ist auf die Uhrzeit zu achten, die auf den Kontoauszügen vermerkt ist. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass der Geldtransit von der Kasse zur Bank vor Geschäftsbeginn erfolgt.

Elektronische Registrierkasse: Das erwartet das Finanzamt

Bei Bargeld sind die Prüfer des Finanzamtes von vorneherein skeptisch - die Möglichkeit, hier den einen oder anderen Euro am Fiskus vorbei zu schmuggeln, ist recht hoch. Darum verlangt das Finanzamt einiges von Ihrer Registrierkasse. Sollten Sie die folgenden Regeln nicht einhalten, müssen Sie bei der nächsten Prüfung mit Hinzuschätzungen rechnen - die Höhe liegt dabei im Ermessen des Prüfers. Zunächst muss Ihre Kasse einen sogenannten Z-Bon erstellen können. Als Z-Bon bezeichnet man einen Bon, auf dem der tägliche Kassenabschluss ausgedruckt wird. Gleichzeitig muss dann Ihr Kassenbestand auf null gesetzt werden. Die Z-Bons müssen automatisch fortlaufend nummeriert werden. Der Bon muss mindestens die folgenden Angaben beinhalten, die auch im Kassensystem gespeichert werden müssen:

Für welches Geschäft Unternehmen der Bon erstellt (also die Kasse abgerechnet) wurde.

Datum und Uhrzeit der Erstellung des Z-Bons.

Die Bruttoeinnahmen des Tages (getrennt nach Umsatzsteuer-Sätzen).

Die vom System automatisch vergebene Z-Bon-Nummer (anhand dieser kann der Prüfer

kontrollieren, ob alle Bons vorliegen).

Auflistung von vorgenommenen Stornierungen.

Bestätigung, dass der Tagesspeicher auf null gesetzt wurde. Der Z-Bon stellt für Sie eine

wesentliche Vereinfachung dar, da Sie hier die Gesamtsummen ins Kassenbuch übernehmen

dürfen. Neben den Angaben, die auf dem Z-Bon enthalten sind, muss die Kasse die folgenden

Daten jederzeit zur Verfügung stellen können:

o Die Gesamtsumme der Brutto-Einnahmen.

o Zusammenstellungen von Stornierungen, Retouren und Kassenentnahmen.

o Darstellungen der einzelnen Positionen und die Art der Zahlung (Bar-, Scheck- oder Kreditkartenzahlung).

Die gespeicherten Daten müssen manipulationssicher sein. Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein. Außerdem müssen die Daten jederzeit für den Prüfer des Finanzamts abrufbar und lesbar sein. Doch damit noch nicht genug . In der Kasse müssen Bedienungs- und Programmieranleitungen hinterlegt und jederzeit einsehbar sein. Außerdem müssen alle Programmeinrichtungen und - änderungen aufgezeichnet werden.

Was muss eine Kasse nun nachweisen können:

  • Z-Bons" Ausgabe zur Wiedergabe der Tagessumme
  • Stornobuchungen
  • Retouren
  • Entnahmen
  • Zahlungswege (bar, Scheck- und Kreditkarten)
  • Darstellung der Einzelpositionen
  • alle weiteren Tagesabschlussauswertungen

    Gespeichert bzw. abrufbar in der Kasse bereit zu halten sind stets:

  • Bedienungsanleitung
  • Programmieranleitung
  • die Programmabrufe nach jeder Änderung aufzeichnen
  • Einrichtungsprotokolle über Verkäufer-, Kellner und Trainingsspeicher
  • alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung.

Registrierkassenpflicht: Was Betriebe wissen müssen

Betriebe, die mit einer elektronischen Registrierkasse arbeiten, müssen 2018 eine Neuerung beachten, sonst droht Ärger mit dem Finanzamt. Denn ab 2018 können Betriebsprüfer ohne Vorankündigung die Kasse prüfen. Dieser Artikel ist Bestandteil des Themenpakets GoBD - elektronische Buchhaltung durch das sogenannte Kassengesetz von Ende 2016 verfügte Änderung der Abgabenordnung: Ab 1Januar 2018 kann der Fiskus durch eine Kassennachschau die Korrektheit der Kassenführung spontan unter die Lupe nehmenWen betrifft die Kassennachschau?

Betriebsprüfer dürfen ohne vorherige Ankündigung während „der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit"

ins Unternehmen kommen und die Kasse überprüfen. Im Fokus stehen Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme und der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems genauso wie offene Ladenkassen. Die Maßnahme soll Unternehmer abschrecken, durch Betrügereien bei der Kassenführung Steuern zu hinterziehen. Es wird davon ausgegangen, dass die Finanzämter vor allem in den ersten Monaten des Jahres 2018 viele Prüfer losschicken werden.

Was ist bei einer Kassennachschau zu tun?

Steht der Finanzbeamte in der Tür, müssen betroffene Unternehmer Aufzeichnungen, Bücher und

weitere für die Kassenführung maßgebliche Unterlagen zur Verfügung stellen oder entsprechenden elektronischen Datenzugriff gewähren. Eventuell entstehende Kosten für die Verfügbarmachung oder Übermittlung elektronischer Daten trägt der geprüfte Betrieb. Vor allem Unternehmen mit Ladengeschäften oder öffentlichem Kundenverkehr sollten außerdem beachten: Die Beobachtung der Kassen und ihre Benutzung ist in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, zulässig, ohne dass sich der Finanzbeamte als solcher zu erkennen gibt. Der Prüfer kann sich also als Kunde tarnen und Testkäufe durchführen, um eventuelle Unstimmigkeiten aufzudecken.

Neue Vorschriften für die offene Ladenkasse ab 2018Auch für offene Ladenkassen - die weiterhin zulässig sind - gelten ab 2018 verschärfte Regeln.

Hier kann der Beamte einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen. Die Tageseinnahmen müssen bis auf den Cent genau im Kassenbericht dokumentiert sein. Zudem sind seit 2017 Zählprotokolle verpflichtend. Generell gilt: Kommt es bei der Kassennachschau zu Beanstandungen, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Nicht ordnungsgemäß verzeichnete Einnahmen führen im schlimmsten Fall zu Zuschätzungen, die Steuernachzahlungen zur Folge haben können. Bei großen Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Erscheinungsdatum:

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